同一个产品名在第一页被翻译、第二页保留英文，第三页又出现另一个译名，读者很难判断是否在谈论同一件事。处理长文或持续更新的资料时，先准备一个小词表，比在每轮提示里重复要求“专业准确”更能控制一致性。
只收集会影响理解的词
词表优先放产品名称、技术术语、组织内部称呼和容易混淆的概念。每项包括原词、采用译法、必要语境和禁止混用的近似词。普通表达不必全部锁死，否则译文会僵硬。遇到一个词在不同上下文中有不同含义，应分开说明使用条件，而不是强行统一为一个译法。
确定名称保留与语气原则
品牌、界面按钮、文件名和命令通常需要读者能够对应实际对象，是否翻译应根据任务决定。面向新手的说明可以在首次出现时附解释，面向专业读者则可以更紧凑。先确定使用场景、读者与口吻，再处理正文，避免一半像宣传文案、一半像操作手册。
分段处理也要携带必要上下文
长文可以按完整章节拆分，但不要从句子中间截断。每次提供当前词表、章节主题和前后关系，必要时附上一小段邻近文字。代词、指代对象和省略主语容易在孤立段落中被误读。分段完成后还要进行通篇检查，不能把每段单独读通顺当成整体一致。
单独核对数字与限定词
日期、版本号、金额、百分比及否定词应与原文逐项对照。原文描述可能性时，译文不能改成保证；原文只适用于一种环境时，不能扩大为所有情况。技术说明中，条件从句的位置变化也可能改变操作顺序，需要看完整逻辑而非只查单词是否正确。
处理术语争议时保留决定
如果有两种常见译法，依据读者群与上下文选定一种，并记下理由。不要让模型每次重译都重新决定。原文术语本身有歧义时，可以先保留原词并提出问题，不必为了表面流畅而隐藏不确定性。需要对外发布的关键定义，应由了解领域的人最终确认。
更新时只追踪真实变化
为原文和译文标记版本，先找新增或修改的段落，再检查它们是否影响已有词表。若译法调整涉及全篇，统一替换后仍要抽查上下文，避免替换到同形异义词。最终交付可以附一份精简术语表，让接手者理解用词选择，而不是依赖某一段不可复现的聊天历史。